Molto spesso ci si trova a dover leggere i verbali che i vari controllori svolgono presso le aziende per verificare la regolarità della normativa. Alla fine del controllo sorge il dubbio se firmare per presa visione o per accettazione, sia che il verbale venga firmato del rappresentante legale o dal dipendente o da un delegato. In questo caso come si interpretano le due versioni?
Le ispezioni ed i controlli sono preordinati ad acquisire elementi conoscitivi necessari per lo svolgimento dell’attività amministrativa e, in presenza dei necessari presupposti, per l’adozione di provvedimenti. L’attività ispettiva rappresenta di fatto un sub-procedimento nel cui ambito deve essere garantita la partecipazione del soggetto ispezionato ed il rispetto dei principi di imparzialità, trasparenza ed obiettività dell’azione amministrativa. Di questa attività svolta in sede ispettiva deve essere dato conto in specifico verbale, atto giuridico, appartenente alla categoria degli atti certificativi. Il verbale è il “documento preordinato alla descrizione di atti o fatti, rilevanti per il diritto, compiuti alla presenza di un soggetto (o più soggetti) verbalizzante, appositamente incaricato di tale compito”. Lo scopo del verbale, pertanto, è quello di “garantire la certezza della descrizione degli accadimenti constatati, documentandone l’esistenza”. A fronte di tale natura e scopo del verbale, la sottoscrizione dello stesso da parte del soggetto ispezionato (o di un suo delegato) rappresenta l’approvazione dello stesso ed assume rilievo quale conferma dell’attività e degli atti svolti come descritti nel verbale stesso. È necessario che il soggetto che sottoscrive abbia effettivamente assistito allo svolgimento delle attività indicate nel verbale e che le possa confermare come effettivamente svoltesi nelle modalità descritte nel verbale stesso. Venendo ai termini usati nel quesito, pertanto, non si tratta né di sottoscrivere per “presa visione” e neppure per “accettazione”. Come anticipato, infatti, lo scopo che porta i verbalizzanti a richiedere la sottoscrizione della parte o di un suo delegato e quello di attestare l’approvazione da parte del soggetto ispezionato di quanto oggettivamente descritto nel verbale stesso. Se il verbale contiene descrizione di atti o fatti che, nel corso dell’ispezione, si sono svolti diversamente e necessario che il soggetto al quale e richiesto di apporre la propria sottoscrizione chieda di poterlo evidenziare in calce al verbale stesso o, in caso di rifiuto da parte del verbalizzante, che rifiuti a propria volta la sottoscrizione. Se la parte (o chi la rappresenta) intende apporre la propria sottoscrizione solo “per presa visione” o per “ricevuta” e opportuno che lo specifichi e lo motivi dando atto che il verbale “viene sottoscritto solo per ricevuta e presa visione ma senza approvazione del contenuto non avendo la parte o il delegato Sig._________ potuto partecipare alle operazioni indicate nel verbale o per altre motivazioni [perché quanto indicato nel verbale non corrisponde a quanto avvenuto nel corso dell’ispezione… o altro “. La formula “per accettazione”, invece, presuppone un rapporto di scambio (proposta/ accettazione) che non e proprio della natura giuridica e dello scopo del verbale di ispezione e controllo. In conclusione, l’unica finalità della sottoscrizione di cui al parere e quella di “approvazione” dell’operato degli ispettori come descritto nel verbale (stato dei luoghi, comportamenti dei soggetti, atti compiuti dall’ispettore, ecc.). E opportuno precisare che il verbale deve fornire una fotografia neutrale ed asettica della situazione oggetto di verifica; deve perciò essere privo di ogni sorta di interpretazione personale sul contenuto delle dichiarazioni rese riportando invece tutti gli elementi indefettibili al fine di garantire una conoscenza precisa e circostanziata dei fatti e per assicurare la più efficace difesa possibile al soggetto ispezionato. Il verbale (che sia o meno sottoscritto dalla parte o da un suo delegato) e un documento assistito da particolare valore probatorio facendo prova fino a querela di falso delle operazioni compiute, degli accertamenti svolti e delle dichiarazioni raccolte direttamente da chi li redige. Al contrario tale fede privilegiata non e estesa ai fatti di cui gli ispettori hanno notizia da altre persone o a quelli che si assumono veri in forza di presunzioni o di personali considerazioni logiche dello stesso ispettore. Anche se sottoscritti dalla parte, pertanto, i verbali fondati su mere deduzioni degli ispettori non hanno fede privilegiata e possono essere smentiti con idonea prova contraria. Si conclude specificando che le ragioni sostanziali che devono portare la parte od il suo delegato a non “approvare” e, pertanto, a non sottoscrivere o a sottoscrivere solo per “presa visione” (cosa che si ritiene inutile essendo dovere degli ispettori rilasciare, a richiesta, copia del verbale alla parte ed essendo di gran lunga preferibile non sottoscrivere il verbale motivando il rifiuto) il verbale debbono attenere al fatto che nel verbale sono indicate circostanze contrarie al vero o, comunque, non attestabili come vere in base agli elementi oggettivi raccolti.
